這是一篇帶著抱怨的稱讚文，抱怨的是溝通過程(安心感)，稱讚的是演出內容。總之文章開始前，先謝謝海鷗K人聲樂團到我負責的活動中進行了一場精采的演出。這場演出是我第一次與阿卡貝拉這種演出形式進行近距離接觸，單單就演出內容(音樂表現)來說，他們確實是專業的，不但自己攜帶個人使用的麥克風，還自帶音控器材與人員，在彩排時也不斷地與現場設備人員確認每個細節，這點他們確實做得很好，真的有讓我親眼看到專業與業餘的明顯差別。
Source: 海鷗Ｋ人聲樂團臉書粉絲團
如果他們這麼好，那為什麼我還要寫這篇文章呢？出發點是要檢討自己的遲鈍與一廂情願，並且在未來還有機會與這樣等級的團體交流時能夠以這次的事件為鑑，同時也想要透過分享這件事避免讓其他人陷入與我相同的窘境。放上時間歷程之前，我先大概說一下整件事並留下自己的心得與教訓，因為這些比過去的那些更為重要，這件事簡單來說就是個事前溝通的問題：
活動舉辦的時間是10/25，我提前大約6個月(04/07)向海鷗Ｋ人聲樂團(後簡稱海鷗Ｋ)提出邀約，並且很快地得到確認，確認後大約兩個多月(06/22)，在與公司老大們確認後也一併把演出費用確定。緊接著我就提出討論演出內容的要求(06/26)，雖然隔天就收到表示「正在與團員討論歌曲」的回信，但遲至將近１個月後(07/21)才收到正式回覆，在這時收到回覆還是因為我在７月初(07/04)又主動地詢問了一次。收信３天後，我回覆選曲ＯＫ沒問題，但也在信中表示希望可以去旁觀練習並且討論演出內容，然後就沒人理會我了….一直到將近三個月後(沒錯你沒有看錯，就是三個月後)活動舉辦前一週(10/17)，我又發信向對方確認才接到對方電話與我聯繫，此時她與我聯繫的內容大概就是幾點來彩排、有沒有甚麼用餐之類的生活事項要配合這些。ㄟ可是不對啊，演出到底甚麼樣子我們都還沒有討論過耶？(他們甚至連現場是甚麼場合、對象是那些人、布置有沒有主題以及流程是哪一部分這些基礎問題都還不清楚，而且最讓我驚慌的是，他們一點都沒有想要知道的意思)….接下來一週，始終讓我感到不安的就是常常會聯絡不上，為了即時聯繫我找團長要了Line帳號與電話，但在這一週內，光是確認樂團幾點到齊這件無比基本的事就一直聯繫到活動前一天的下午(10/24)，常常會出現已讀不回或是不讀不回的狀態，所以討論演出內容或者是跟活動主題搭配這種事就更別說了；到了活動前的最後周末，我的要求只剩下「錄個影給我看，要怎麼演你們決定就好」的這種無奈，但光是取得錄影這點都耗費了好幾次的來回，第一次給我的竟然還是錄音！在活動舉辦前一天，我最終還是沒耐住性子，還是因為聯絡不上而無法確認抵達時間所以忍不住直接衝去位於新竹的練習現場，確認樂團究竟是否真實存在然後再順便聽一下預演….（這個過程看時間表會比較清楚，我放到最後面去。）
關於心得與教訓包含幾個部分，分別來記錄一下：
1. 沒有從回覆慢這個狀況提前發現溝通問題
從７月到１０月中這近3個月的時間，我因為太過於信任樂團以至於沒有更積極的去與他們接觸並再次提出需求，這點是我自己沒有做到位的；同時，我也忽略了這種等級的演出團隊其實很少直接面對業主(海鷗K自己說的，他們大部分的演出是透過公關公司來安排的)，所以他們不習慣於自己去安排演出細節，通常是公關公司怎麼引導就怎麼作，這是這次狀況帶給我最驚訝的發現。
如果我能夠提前發現這一點，那或許可以更早且更多的與他們接觸並傳達我的需求，或許就可以避免最後兩週這樣激烈且疲勞的溝通。
2. 確認確認再確認
這是我自己舉辦活動的一個習慣，這次的事件更讓我確認這是一個好習慣，如果不是這樣的堅持，我很有可能一直到海鷗K上台前都看不到他們要在我的舞台上表演甚麼，而且我會非常擔心他們是不是根本不認真看待這場表演。
3. 安心感
人與人之間其實唯一需要的默契就是一種安心感，家人如此、同仁如此、一起工作的團隊也是如此，這次與海鷗K直到活動前一天都沒有建立這種默契，因為相處的時間根本不夠，很多時候根本聯絡不上，會這樣除了是自己沒做到位，海鷗K自己的溝通流程也有一點問題，搞到最後大家都很緊張，這真的是很差的一次活動舉辦經驗。
從樂團演出的角度，如果是我，我會選擇盡快地跟業主建立前述的安心感，因為我只要在前面花一點點時間取得信任並且讓他了解我在他舞台上的計畫，後續只要準時回報進度就好，這樣不但自己準備起來會比較從容，也真的能夠協助主辦方節省心力，有這種心態，肯定能為未來更多的合作埋下伏筆。
整個時間表整理如下圖：(沒錯，這也是用心智圖軟體Xmind畫的～～)
在活動結束隔天，我寫了一封感謝信，不敢說是文情並茂，但肯定很真誠：
哈囉，海鷗Ｋ人聲樂團，開宗明義，這封信是要來表達對你們的感謝。
果不其然，與前頭溝通狀況很一致地完全沒有回應，這也與從頭到尾我最明顯的感受一致，這個感受其實就是「 被忽略」。
可能是因為公司規模不大、B2B而且知名度也普通的緣故吧！藝術節比我公司這場活動重要、專場演出比這場活動重要，海外演出也比這場活動重要，而這種感受直接讓我對海鷗Ｋ的演出專業(而不是音樂專業)打上了一個不小的問號。
以上，幫自己一個糟糕的活動舉辦經驗作個紀錄。這次活動後，我學會了除了必須要從活動主辦角度來體貼表演團體，更要設身處地地從樂團角度來試想，這樣表面看來好像是是為了雙方溝通的效率，但其實就算只考慮自己(主辦方)也會是值得的，因為這樣才能在籌備期感到安心，也就是前面提到的那種毋需多慮的默契與相信，希望下次能用更好的態度遇上更好的團隊。
最後把演出錄影放上來作一個完整的紀錄，從音樂上來看他們的水準絕對無庸置疑的優秀，我認為不夠好的部分就是溝通態度與積極性，這看來不重要的東西似乎與演出不那麼相關，但這些小事、這種無以名狀的安心感卻往往是活動主辦方(邀演單位)最在意的。
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